Savoir classer et retrouver l'information en un clin d'oeil !

Les nombreuses informations qui �manent de toutes parts n�cessitent une gestion rationnelle pour les retrouver en un clin d'oeil. Pour classer et retrouver rapidement, des m�thodes efficaces permettent d'analyser l'information, de la trier et de l'organiser.
C'est la condition pour instaurer un syst�me de classement papier et �lectronique adapt� aussi bien aux usages individuels que collectifs.

Les objectifs

Savoir mettre en place un classement efficace, accessible et fiable. Am�liorer le traitement des informations. Savoir organiser les archives et faire gagner du temps � chaque utilisateur.

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Programme

M�thodes

Pour qui ?

Les participants et leur pr�-requis:

Toute personne d�sirant organiser le classement dans son service/entreprise pour assurer un acc�s rapide et s�r aux informations

Les intervenants :

Formatrice en communication et techniques administratives.

Choix p�dagogiques et modalit�s d'�valuation:

Formation pratique pour un transfert rapide des m�thodologies et des outils.
Analyse pr�-formative des pratiques : un questionnaire pr�alable servira de base � l'�laboration du plan d'action personnel.
Etudes de cas concr�tes bas�es sur les exemples d'entreprises.
Travaux sur micro-ordinateur.
Construction de son Plan d'action personnel.
Un m�mo et des outils informatiques permettant le transfert des acquis.
Evaluation qualitative et quantitative effectu�e par les participants en fin de formation.

Quels enjeux pour l'entreprise ?

Analyser les enjeux du classement dans la circulation de l'information.
Identifier les principes d'une gestion efficace des documents.
Rep�rer les diff�rents stades du classement (vivant-interm�diaire-mort).
Conna�tre les dur�es l�gales de conservation.

Une organisation efficace gr�ce � des crit�res pr�cis.

Analyser l'information � traiter, identifier les atouts et contraintes.
D�terminer les crit�res de tri et de l'information du service/entreprise.
Choisir les m�thodes et le mat�riel de classement adapt�s � une gestion efficace des documents.

L'acc�s facile � l'information

Concevoir le plan de classement du service/entreprise.
Structurer les dossiers pour faciliter la consultation.
D�terminer des mots cl�s pertinents.
(R�) organiser le classement d'un service/entreprise.
Mettre en place une proc�dure simple pour retrouver les documents archiv�s.

L'optimisation du classement gr�ce � l'informatique

Mettre en coh�rence le classement papier et informatique.
Automatiser son plan de classement avec Excel : Gagner du temps dans la recherche avec les liens hypertexte.
G�rer et planifier le classement et la documentation du service avec l'outil informatique : D�couvrir l'int�r�t de la gestion �lectronique des documents (GED).

La mise en place d'un syst�me efficace

�valuation des syst�mes de classement pratiqu�s.
Rep�rage des dysfonctionnements.
D�finition des axes d'am�lioration.
Elaboration d'un plan d'action.